Dashboardy managerskie – czym są?
Dashboardy managerskie – narzędzia do wizualizacji danych
Dashboardy managerskie – jak je tworzyć?
Dashboardy managerskie – korzyści
Podsumowanie
Dashboardy managerskie to narzędzia, które pomagają firmom lepiej rozumieć i wykorzystywać dane online. Wspierają proces podejmowania decyzji, dostarczając kluczowych informacji w przystępnej formie wizualnej. Pozwalają na bieżące monitorowanie wyników oraz szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe. Dzięki nim można zidentyfikować obszary wymagające poprawy oraz śledzić postępy w realizacji strategii biznesowej.
Dashboardy managerskie to interaktywna forma wizualizacji danych biznesowych, dostępna zazwyczaj online. Użytkownicy mogą logować się z poziomu przeglądarki i uzyskiwać dostęp do najważniejszych informacji i danych. W większości przypadków dane te są dostępne w czasie rzeczywistym.
W 99% przypadków, które realizujemy dla naszych klientów, dashboardy są podłączone do źródeł danych zbierających informacje na żywo z różnych obszarów działalności firmy. Przy pracy z narzędziami analitycznymi czasem potrzeba nieco więcej wysiłku, aby do tego doprowadzić.
Jednym z najpopularniejszych narzędzi, które wykorzystujemy, jest Looker Studio. Domyślnie odświeża dane co 12 godzin, ale istnieje możliwość zmiany tej częstotliwości, a także stworzenia dashboardów w czasie rzeczywistym. Dashboardy te nie tylko wizualizują dane biznesowe, ale również wspierają podstawowe analizy, takie jak zmiana zakresu dat, aby ocenić, jak dana metryka kształtuje się w krótszym lub dłuższym okresie. Umożliwiają także porównanie różnych okresów oraz przeprowadzenie podstawowego filtrowania.
Przyglądając się Twojemu dashboardowi przez pryzmat konkretnej grupy produktów lub dokonując podstawowej segmentacji, można zauważyć, że wizualizacje danych biznesowych są dostępne w różnych formach. Obejmują one wykresy, linie trendu, konkretne liczby, różnego rodzaju grafy, mapy ciepła oraz lejki.
Na rynku istnieje wiele narzędzi do tworzenia dashboardów analitycznych i menedżerskich. Wybór narzędzi zależy od tego, jakie rozwiązania są wykorzystywane w danej firmie, co wpływa na złożoność stosowanego stacku analitycznego. Na przykład, jeśli firma korzysta z rozwiązań Microsoftu, prawdopodobnie używa Power BI. Inne firmy mogą preferować różne narzędzia zależnie od swoich potrzeb i infrastruktury. Rozwiązania typu Tableau często są zastępowane przez Looker Studio, które najczęściej stosujemy u naszych klientów.
Jest to bezpłatne narzędzie odGoogle, będące częścią Google Cloud Platform. W podstawowym zakresie korzystania, bezpłatna wersja Looker Studio jest zdecydowanie wystarczająca. Istnieje także płatna wersja, tzw. Looker Pro, jednak w 95% przypadków nasi klienci korzystają z darmowego Looker Studio.
Dawniej znane jako Google Data Studio (obecnie Looker Studio), to narzędzie, które często wykorzystujemy w pracy z naszymi klientami. Looker Studio jest darmowym rozwiązaniem, a w sieci można znaleźć wiele różnych raportów, które mogą stanowić inspirację. W galerii dashboardów można obejrzeć przykładowe panele i zobaczyć, jakie możliwości oferuje to narzędzie.
Mamy również doświadczenia z klientami, którzy korzystają z Excela lub Google Spreadsheets do wizualizacji danych. Choć są to mniej interaktywne formy wizualizacji, pozwalają większej grupie ludzi na bieżący dostęp do kluczowych informacji.
Jak stworzyć dashboardy managerskie? Warto rozgraniczyć różne typy dashboardów. Dwa główne rodzaje to dashboardy operacyjne, które specjaliści wykorzystują, aby mieć wszystkie potrzebne dane w jednym miejscu, bez konieczności ciągłego sprawdzania różnych narzędzi. Drugi rodzaj to dashboardy zarządcze, czyli analityczne narzędzia, które prezentują najważniejsze z perspektywy firmy informacje. Służą one osobom na wyższych szczeblach jako swego rodzaju deska rozdzielcza w samochodzie. Gdy pojawiają się niepokojące sygnały, menedżerowie kierują pytania do specjalistów, aby rozwiązać dany problem.
Punktem wyjścia w tworzeniu dashboardów menedżerskich i analitycznych są KPI, czyli Key Performance Indicators, które definiują miary i metryki wskazujące, jak rozwija się biznes. KPI powinny wynikać ze strategii firmy; cele strategiczne są rozpisywane na cele operacyjne, a KPI mierzą postępy w krótkim okresie, zgodnie z celami operacyjnymi.
Podczas współpracy z firmami skupiamy się często na automatyzacji przepływu danych pochodzących z różnych źródeł. Elementy, które znajdują się w różnych miejscach, takie jak dane z różnych narzędzi, muszą być zintegrowane. Rozmawiając z klientami, zwracamy uwagę na to, co jest dla nich istotne w danych, czego oczekują i w jaki sposób chcą wchodzić z danymi w interakcję. Na koniec opracowujemy strukturę tego, jakie informacje powinien prezentować dashboard, aby spełniał oczekiwania użytkowników.
Po potwierdzeniu wyznaczonych KPI warto zastanowić się nad metrykami wspomagającymi te wskaźniki. Przykładowo, współczynnik konwersji zależy od ruchu na stronie oraz liczby transakcji, zwłaszcza w e-commerce. Wyświetlanie samego współczynnika konwersji bez kontekstu, czyli bez informacji o ruchu, może być mylące i niewystarczające.
Po ustaleniu najważniejszych elementów biznesowych przechodzimy do zbierania danych, integrując informacje z różnych źródeł. Zaufanie do danych jest kluczowe, zwłaszcza gdy w firmie funkcjonują już dashboardy, ale nie budzą one zaufania użytkowników. Warto zrozumieć, co oznaczają dobre dane, i uświadomić osoby, dla których tworzymy dashboardy, na temat ich jakości. W przypadku wątpliwości dotyczących danych proces tworzenia dashboardów może się wydłużyć, ponieważ kluczowe jest zapewnienie, że dane wejściowe są wartościowe i rzetelne. Zasada „garbage in, garbage out” podkreśla, że jakość danych bezpośrednio wpływa na jakość dashboardów.
Kiedy mamy pewność co do danych i są one zgromadzone w jednym miejscu, często przy użyciu Google BigQuery, przechodzimy do opracowania makiet dashboardów. Nawet proste szkice na kartce mogą pomóc w wizualizacji danych, formy prezentacji i dostępnej segmentacji. Takie makiety przedstawiamy przyszłym użytkownikom dashboardów, aby zebrać od nich informację zwrotną. Gdy ustalimy finalną formę, przechodzimy do tworzenia właściwych dashboardów i dalszej dyskusji.
W procesie tworzenia dashboardów analitycznych warto pamiętać, że najpierw należy skupić się na treści, a dopiero potem na formie. Nie warto tracić zbyt wiele czasu na dopieszczanie wizualnych detali na początku. Należy przedstawić dane w surowej formie, bez zbędnych ozdobników, aby skoncentrować się na ich interaktywności.
Praca nad dashboardem często okazuje się procesem ciągłym lub przynajmniej długotrwałym. Korzystanie z niego wpływa na jego ostateczny kształt, gdyż z czasem może okazać się, że czegoś brakuje lub jest zbyt dużo. Regularne aktualizacje i dostosowania są nieodzowne, aby spełniać potrzeby użytkowników. Dobrą praktyką w tworzeniu dashboardów analitycznych jest rozpoczęcie od ograniczonej ilości informacji. Podejście „less is more” pozwala na stopniowe zbieranie opinii użytkowników i rozwijanie dashboardu w oparciu o ich potrzeby.
Po zakończeniu prac nad dashboardem, warto przeprowadzać regularne weryfikacje. Należy sprawdzić, czy zespół korzysta z stworzonego narzędzia i czy jest ono dla nich użyteczne. Warto również zapytać, jakie decyzje biznesowe zostały podjęte na podstawie danych z dashboardu oraz jakie analizy przeprowadzono.
Podczas rocznych podsumowań firmy, często związanych z przeglądem finansowym, warto zastanowić się, czy dashboardy spełniają nasze potrzeby. Używając modelu PDCA (Plan-Do-Check-Act), można zauważyć, że choć dashboardy pokazują pozytywne wskaźniki, ostateczny wynik finansowy może odbiegać od oczekiwań. Może to świadczyć o problemach z danymi lub o niewłaściwym wyborze analizowanych danych, które faktycznie wpływają na biznes. Najlepiej zacząć od prostszych, mniej złożonych dashboardów i rozwijać je w trakcie pracy, aby lepiej służyły celom biznesowym.
Regularne korzystanie z dashboardów menedżerskich niesie szereg korzyści. Po pierwsze, umożliwia szybszą reakcję na potencjalne problemy dzięki dostępowi do danych na żywo. Podobnie jak kontrolka „check engine” w samochodzie, dashboard menedżerski pełni rolę „check business”. Gdy wystąpią nieoczekiwane zdarzenia, możemy szybko zareagować.
Drugim istotnym aspektem, który można zauważyć, jest rosnąca ciekawość w organizacji. Udostępnianie dashboardów szerszemu gronu osób prowadzi do pojawienia się pytań: dlaczego coś się zmienia, dlaczego pewne wskaźniki rosną, co to oznacza. Dział analiz często otrzymuje pytania dotyczące spadków czy wzrostów, a analitycy są proszeni o wyjaśnienia.
Mamy przykład klienta, który umieścił taki dashboard na open space w czasach, gdy praca z biura była normą. Wyświetlanie dashboardu w widocznym miejscu wzbudzało ciekawość różnych działów, nie tylko związanych z digital marketingiem. Pojawiały się pytania o przyczyny zmian, co sprzyjało lepszemu wykorzystaniu danych.
Jeśli więcej osób ma dostęp do danych i zaczyna je rozumieć, zyskujemy trzecią wartość z dashboardów menedżerskich: lepsze zrozumienie w organizacji. To prowadzi do lepszej komunikacji, ponieważ wszyscy posługują się tym samym językiem, patrząc na te same dane.
Czwartą, najważniejszą zaletą regularnego korzystania z dashboardów menedżerskich, jest zwiększona efektywność. Posiadanie danych prowadzi do pytań, które z kolei generują analizy, skierowane do działu analiz. Rezultatem są rozwiązania, zgodne z modelem PDCA (Plan, Do, Check, Act). Model ten polega na planowaniu działań, ich realizacji, weryfikacji wyników oraz na wyciąganiu wniosków i wprowadzaniu zmian. Taki cykl zapewnia większą efektywność w porównaniu do działania bez refleksji i kontekstu.
Jeśli chodzi o rozpoczęcie pracy z dashboardami, kluczowe jest zdobycie zaufania do danych. Często spotykamy się z różnymi wartościami danych w różnych systemach, np. Google Ads, Facebook Ads, Google Analytics czy systemy transakcyjne. Pierwszym krokiem jest zatem wypracowanie zaufania do danych w organizacji.
Przy tworzeniu dashboardów warto zacząć od małych kroków. Wybierz dwa do pięciu kluczowych wskaźników i przedstaw je w formie wizualizacji. Może to być Excel czy Google Spreadsheets. Następnie, korzystając z narzędzi takich jak Looker Studio, które jest bezpłatne i nieskomplikowane, można przejść do bardziej interaktywnych wizualizacji. Gdy wszyscy mają dostęp do odpowiednich danych w odpowiednim czasie, dashboardy stają się bardziej użyteczne.
Ważne jest, aby pojawiła się osoba odpowiedzialna za regularną weryfikację danych. Pamiętajmy, że wartość wniosków zależy od jakości danych (zasada Garbage In, Garbage Out).
Podsumowując, dashboardy menedżerskie są niezbędne dla każdej organizacji, która pragnie efektywnego rozwoju. Brak dostępu do wysokiej jakości danych na żywo można porównać do jazdy samochodem bez deski rozdzielczej. Poruszamy się w dobrym kierunku, ale nie mamy pewności, czy pojazd nagle się nie zatrzyma ani czy jedziemy z odpowiednią prędkością. Bez takich informacji ryzykujemy, że zostaniemy ukarani mandatem. Dlatego, jeśli w Twojej organizacji brakuje jeszcze dashboardów managerskich, warto podjąć kroki, aby je wdrożyć.
Tagi:
Historie sukcesów
Ostatnie wpisy na blogu
